Método de organización. David Allen 2. Procesar/Clarificar

Hola! ¿Que tal llevas la semana?

Este es el cuarto post que dedico a hablar del Método Gtd.
El primero fue para aprender a organizar la bandeja de entrada de nuestro correo, y en el segundo hablé en general del método, que es bastante denso y por eso prefiero hacer resúmenes cortos y fáciles de leer.

Hace dos semanas os hablé de la primera fase: CAPTURAR  todo lo que teníamos pendiente de hacer.  ¿Ya has empezado a apuntar todo lo que te ronda por la cabeza? ¿Has hecho listas de todas las cosas que tienes pendientes de hacer? ¿tienes la mente preparada para concentrarse  exclusivamente en el trabajo de ese momento? Hoy vamos a dar otro paso para conseguirlo.

 

Esta semana os voy a resumir la siguiente fase del método,  PROCESAR/ CLARIFICAR y para eso vamos a ir paso a paso  vaciando la bandeja donde hemos ido poniendo todas esas cosas que teníamos pendientes de hacer, todo lo que hemos ido recopilando, sacando de nuestra cabeza y  escrito en notas de papel o listas, en una aplicación del ordenador,  smartphone o tablet.

 

¿qUE ES?

Qué es lo que tienes que preguntarte con cada cosa, es la base de tu organización. 

 ¿QUE HACER CON ELLO?

Después organiza las acciones que tienes que tomar basándote en las decisiones que hayas tomado acerca de lo que tienes que hacer.

En el siguiente árbol te muestro qué acciones debes tomar dependiendo de la decisión que hayas tomado sobre ellas:

Método Gtd de David Allen que nos enseña a organizarnos

Diagrama de flujo de trabajo. Clarificando


¿REQUIERE ACCIÓN?
Si NO requieren una acción, tienes tres posibilidades:
  • Tirarlo a la Papelera o darle a la techa suprimir.
  • Algún día/ Tal vez. Hacer una lista con el título Algún día/ Tal vez”. Aquí apuntas las cosas que te gustaría hacer pero no ahora (lo incubas). ejemplos: Comprar un barco, dar un paseo en globo, aprender a hacer tricot, pasar un mes en la Toscana. Compararte un determinado libro, vinos que gustaría probar, viajes de fin de semana que te gustaría hacer, cosas que tus hijos quieren hacer…

Depende de lo que se trate, también lo puedes escribir en el calendario si tiene una acción en un día concreto.  Ejemplo, en marzo apuntas: me queda un mes para presentar la declaración de la renta. O lo escribes en la lista “algún día / tal vez”.

  • Puede que necesites guardarlo como Material de Referencia. Ten un sistema de archivos  donde guardes toda la información,  todo el material de referencia que puedas consultar en cualquier momento, te aconsejo que sea un archivo de fácil acceso.

Por el contrario SI requiere una acción:

Es decir, son asuntos sobre los que es necesario hacer algo para terminarlos.

Algunos ejemplos: un correo que me llega donde me piden que les pase un presupuesto. Una nota que me recuerda que tengo que llamar al dentista. Un recordatorio en el móvil que me indica que tengo que ir hoy a comprar…un sin fin de cosas pendientes que necesitan una acción para concluirlas. Sobre cada acción, debes pensar en dos cosas:

  1. ¿ qué proyecto o resultado final esperas?
  2. ¿Cuál es la siguiente acción siguiente que debes hacer sobre ese asunto en concreto?

*Acción siguiente:  Es la siguiente actividad física y visible que hace avanzar algo hacia su culminación.  Es decir, es el siguiente paso que tienes que dar para terminar algo que tienes pendiente.

*Proyecto: Cualquier resultado con múltiples pasos que se puede completar antes de un año. Cualquier compromiso que tenga que ser revisado al menos semanalmente. Es decir, cuando para concluir algo tienes que realizar varias acciones.

Si se trata de un proyecto, debes hacer una lista a la que llames “Proyectos” y escribir el resultado que esperas de cada uno. Deberás revisar esta lista una vez por semana.

Cada proyecto,  lleva implícito un conjunto de acciones siguientes que deberás apuntar en otra lista “acciones inmediatas” que deberás revisar diariamente.

Método David Allen. Procesar la bandeja de entrada

En cuanto hayas decidido la Acción siguiente, tienes tres opciones:

  1. HACERLA: Si es una acción que supone menos de dos minutos, debes hacerla cuanto antes.
  2. DELEGARLA: Si dura más de dos minutos, pregúntate si eres tú la persona que debes hacerlo o bien puedes delegarlo. Si es así hazlo.
  3. DIFERIRLA: Si la acción dura más de dos minutos y debes hacerla tú, apúntala en la lista de acciones siguientes.

Espero que con este post puedas seguir avanzando en el proyecto de aprender a organizarte.

En el siguiente post aprenderemos la tercera fase de este método. Organizar.

No te lo puedes perder! Nos vemos en el siguiente post!!

Irene-po2

#David Allen #Métdo Gtd #Organizate con eficacia #Fase Carificar

David Allen es fundador de la David Allen Company, además de consultor, profesor y autor de libros; es mundialmente reconocido como una autoridad en el campo de la organización personal y la productividad. Ha sido nombrado por Forbes como uno de los cinco mejores coaches del mundo.

Entre sus obras publicadas destacan Organízate con eficacia (Empresa Activa), mejor libro de autoayuda de la década pasada según la revista Time, y Sé más eficaz (Alienta).

#gtd #pasos para organizarte #organiza tu tiempo #organizate con eficacia

 

 

 

 

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