Ordenar la bandeja de entrada del correo electrónico

Hola a todos, qué tal lleváis la semana? yo he estado un poco desconectada del mundo digital por diversos motivos y la verdad que ya tenía ganas de volver por estos lares.

Hoy quería hablaros de algo que a mi me trae loca cada vez que estoy unos días sin mirar el correo en el ordenador, (porque si bien, puedo leer los emails en el smart phone,  no puedo organizar mi bandeja de entrada) y es que se reciben tantos emails a diario, que a veces, es una autentica locura encontrar uno que me llegó hace  dos días.

Por eso me ha parecido interesante buscar un sistema de organización del correo electrónico.

Buceando en la red, he visto muchas maneras de hacerlo pero la más interesante a sido El método Organízate con eficacia (en inglés GTD o Getting Things Done) de David Allen.

El método del GTD, nos habla de que debemos buscar un sistema de organización que sea confiable, tenemos que liberar nuestra cabeza de todas esas cosas que tiene que recordar y así  dedicarse  a lo que mejor sabe hacer  resolver problemas. Así podremos crecer profesional y personalmente.

He descubierto el blog de Jerónimo Sánchez, en él nos habla del método GTD para dummies de una manera mucho mas afable, haciendo un resumen muy clarito del método, dándonos su opinión y es desde aquí, de donde he cogido gran parte de la información que os quiero transmitir. Aunque os dejo el link del pdf por si queréis echarle un vistazo.

Yo hoy en este post voy a ir directamente a organizar la bandeja de entrada de nuestro correo electrónico, donde llegan a diario gran cantidad de correos, muchos de ellos importantes otros no tanto y otros sólo de publicidad.

Por eso con cada email que tienes en tu bandeja de entrada, debes hacerte las siguientes preguntas:

¿Puedo tirarlo o borrarlo sin hacer nada?

 ¿Es información que debo guardar como referencia?

 ¿Puedo delegarlo en alguien?

 ¿Puedo hacerlo en menos de 2 minutos?

Recuerda:   

 Todo lo que sale de la bandeja de entrada ya no entra

     Lo ideal es que cada vez que procesemos la bandeja de entrada la dejemos vacía.

¿Puedo o tirarlo o borrarlo sin hacer nada?

Si el email no implica trabajo por hacer, ni es información que nos interese guardar, puedes BORRARLO del ordenador.

Por favor ya lo hemos dicho miles de veces en este blog, “pierde el miedo a eliminar” la memoria de tu ordenador y la de tu teléfono te lo agradecerán.

¿Es información que debo guardar como referencia?

Si no lo vas a borrar, piensa que vas a hacer con ello, si es información que te viene bien para consultas, o si bien es un documento legal, deberás ARCHIVARLO de forma digital o en papel, tu decides el sistema, pero recuerda que debe ser práctico y fácil, de lo contrario nunca lo harás.

¿Puedo hacerlo inmediatamente en menos de 2 minutos?

Si es que SI, hazlo, de esta manera te quitarás un montón de trabajo de forma rápida y además tendrás una sensación extremadamente satisfactoria al haber terminado un montón de cosas que tenías pendientes. Tu mente te lo agradecerá. A mi particularmente esta REGLA DE LOS 2 MINUTOS me encanta.

¿Puedo delegarlo a alguien?

Si ha llegado hasta tu bandeja, puede que sea porque tu eres el responsable, pero piensa si hay alguien en tu empresa que pueda o deba hacerlo en tu lugar. Contacta con esa persona y propónselo.

Crea una carpeta y llámala A LA ESPERA, donde estén todas las carpetas delegadas, con el nombre de la persona, fecha, tarea y lo que esperas que haga con ella. De esta manera podrás hacer un seguimiento de forma fácil.

 

Si las respuestas a todas las preguntas anteriores es un NO, deberás hacerte estas otras:

  ¿Se trata de algo complejo que requiere varias acciones físicas?

David Allen llama proyecto a todas las acciones físicas que tienes que realizar para terminar una tarea. Cada tarea necesita realizarse en un determinado número de pasos.

Debes crear en tu ordenador una CARPETA DE LISTA DE PROYECTOS  , donde incluirás todos los correos de trabajo que te han llegado y que te llevan mas de un paso. Según David Allen, cada proyecto genera próximas acciones. Lo importante es que pongas recordatorios en cada proyecto para saber en que paso te encuentras.

ejemplo proyecto: organizar reunión de todo el equipo a finales de año

Debes crear una CARPETA  LISTA DE PRÓXIMAS ACCIONES en tu ordenador, donde incluirás todas las acciones que necesitan sólo un paso para terminarlas

ejemplo de acciones próximas:

llamar a cada compañero para informarle de la reunión.

llamar al conserje para reservar la sala de juntas para a reunión

organizar el orden del día

mandar por correo a la imprenta el triplico de la reunión.

Deberás crear distintas carpetas en tu ordenador dependiendo del CONTEXTO en el que se puedan realizar cada una, dependiendo del TIEMPO que dispongas y las ENERGÍAS que tengas en ese momento del día, es decir, no podrás archivar facturas si estás en casa, y no te pondrás a archivar facturas en la oficina a primera hora de la mañana.

Esto hará que optimices mucho tu tiempo.

  • CARPETA ACCIONES PRÓXIMAS ONLINE
  • CARPETA ACCIONES PRÓXIMAS EN CASA
  • CARPETA ACCIONES PRÓXIMAS EN LA OFICINA

SUBCARPETA A PRIMERA HORA

SUBCARPETA A ÚLTIMA HORA

  • CARPETA ACCIONES PRÓXIMAS EN LA CALLE

Parecen muchas preguntas verdad?, pues en realidad estas preguntas te las haces siempre de manera inconsciente. Con este método te obligas a hacerlas de forma consciente con lo que sólo tienes que hacerlas una vez.

Dependiendo del volumen de email con los que te juntes deberás hacer esa rutina una vez por la mañana cuando llegas a la oficina y otra vez a media mañana, eso ya depende de ti. Pero eso si, recuerda que cada vez que lo hagas deberás dejar la bandeja de entrada vacía.

Realmente te aseguro que no es un método complicado, lo más complicado llegar a  CREAR ESTE HABITO,

DISCIPLINA sobre todo las primeras semanas y

COMPROMISO…casi nada eh?

Aquí te dejo con un montón de información para que intentes llevarla a la práctica. Ya me contarás a ver que tal te sientes después de ver tu bandeja de entrada sin correo.

Ahora podrás concentrarte mejor en tu trabajo y aumentará la productividad.

Feliz Día 😉

David Allen es fundador de la David Allen Company, además de consultor, profesor y autor de libros; es mundialmente reconocido como una autoridad en el campo de la organización personal y la productividad. Ha sido nombrado por Forbes como uno de los cinco mejores coaches del mundo.

Entre sus obras publicadas destacan Organízate con eficacia (Empresa Activa), mejor libro de autoayuda de la década pasada según la revista Time, y Sé más eficaz (Alienta).

#organizar la bandeja de entrada

#organizar el correo electrónico

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